E-Mail-Management

Wie gut ist Ihr E-Mail-Management?

mode_editMaximilian Schütz / date_rangeDezember 29, 2017

Mit 3 kleinen Maßnahmen den inneren E-Mail-Messie besiegen

Die Suche nach bestimmten E-Mails lässt täglich Millionen Mitarbeiter verzweifeln – und kostet sie wertvolle Zeit. Die Ursache: Wir sind Messies, horten Informationen und Nachrichten, bis das Postfach platzt. Gehen Sie jetzt dagegen an und verbessern Ihr E-Mail-Management.

Werfen Sie mal einen Blick in Ihr E-Mail-Postfach. Wie viele Nachrichten sind im Eingang? Hunderte? Oder sogar mehr? Dann geht es Ihnen wie den meisten Arbeitnehmern in Deutschland. Sie sind ein E-Mail-Messie. Verstehen Sie die Kritik bitte nicht falsch, denn eigentlich können Sie gar nichts dafür. Das Sammeln ist festverwurzelt in unseren Genen und begleitet die Menschheit schon seit Jahrtausenden. Wobei die Motive des Sammelns damals andere waren: Besitztümer wie Felle und Essen mussten gehortet werden, um sicher über den Winter zu kommen.

„Finde die Mail gerade nicht!“

Heute sitzen wir alle im warmen Büro und unser knappstes Gut ist nicht das Essen, sondern die Zeit. Sie läuft uns davon, z.B. wenn wir nach einer speziellen E-Mail suchen und sie trotz ausgereifter Suchfunktion nicht auf Anhieb finden. Das stört die Prozesse enorm, da Kollegen eventuell auf wichtige Informationen warten. „Finde die Mail gerade nicht, ich ruf dich gleich zurück!“ – das sind ziemlich unangenehme Situationen, aber jeder kennt sie.

Zugegeben, es sind auch unheimlich viele Informationen, die täglich via E-Mail auf uns einprasseln. Ohne Ordnung verschwimmt alles in einem unübersichtlichen Wust. Mit diesen drei Maßnahmen gelingt die Flucht auf dem Chaos.

  1. Wer nicht sortiert, verliert
    Nehmen Sie sich Zeit und betrachten Sie zuerst ihr E-Mail-Postfach kritisch. Verfügen Sie über eine übersichtliche Ordnerstruktur, z.B. nach Kunden oder Tätigkeitsfeldern sortiert? Wenn nicht, sollten Sie dies nachholen. Aber bitte nicht zu viele Ordner anlegen. Maximal zehn bis zwölf Stück inklusive Unterordnern sind problemlos machbar. Dank mehr Struktur finden Sie jetzt sogar Mails von vor drei, vier, fünf Jahren (oder sogar ältere) wieder, binnen weniger Sekunden!
  2. Für angenehme Leere sorgen
    Jetzt kommt die Sisyphusarbeit: das Ablegen der E-Mails in die vorgesehenen Ordner. Hat man dies monate- oder vielleicht jahrelang versäumt, können die Aufräumarbeiten ein paar Stunden dauern. Aber es lohnt sich auf lange Sicht. Und Sie lernen daraus: Zukünftig legen Sie jede bearbeitete, beantwortete oder für Sie nur als Information relevante Mail sofort ab, um sich das langwierige Aufräumen zu sparen.
  3. Bewusst löschen
    Unwichtige, irrelevante E-Mails sollten Sie sofort löschen. Doch Achtung: Es gibt im Unternehmensumfeld eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente. Fragen Sie doch mal Ihre interne IT-Abteilung, ob Ihr Unternehmen über eine E-Mail-Archivierungssoftware verfügt. Sie archiviert auch alle gelöschten E-Mails an einem gesonderten Speicherort, sodass Sie Ihr Postfach bedenkenlos von jeglichem digitalen Plunder befreien können.

Mit diesen Maßnahmen sind Sie stets Herr über das eigene E-Mail-Postfach. Hier befinden sich jetzt nur noch die Nachrichten, die unbearbeitet bzw. unbeantwortet sind. Sie arbeiten schneller, produktiver und sind immer auskunftsfähig. Das ist wie Balsam für die gestresste Mitarbeiterseele, glauben Sie mir!

 

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