Zeitmanagement

4 Zeitmanagement-Tipps fürs Büro

mode_editMaximilian Schütz / date_rangeDezember 29, 2017

So gewinnen Sie täglich eine Stunde dazu

Die Zeit ist zu jedem Menschen gerecht, alle erhalten 24 Stunden pro Tag. Doch im Arbeitsleben beklagen viele Angestellte, „keine Zeit“ zu haben. Das erzeugt Stress und raubt Motivation. Mit diesen 4 Tipps schaffen Sie den Turnaround.

Ein Hauptgrund für chronischen Zeitmangel sind die unterschiedlichen Kommunikationswege in unserem Arbeitsalltag. E-Mail, Telefon & Co. können Prozesse zwar vereinfachen, haben aber einen großen Nachteil: Aufgrund der Masse an Informationen fällt es uns schwerer zu entscheiden, was relevant ist. Welche Aufgaben sind wirklich dringend und welche nicht? Aus dieser Unsicherheit heraus entsteht Chaos, das sich aber mit 4 einfachen Tricks beheben lässt.

  1. Den Arbeitstag penibel planen
    Fertigen Sie eine To-do-Liste an – handschriftlich oder am PC. Die Idee ist nicht neu, aber die Liste hilft an den größten Baustellen. Sie ordnet den chaotischen Arbeitsalltag und sorgt für einen freien Kopf. Eine derartige, klar priorisierte To-do-Liste erstellen Sie bestenfalls am Anfang des Tages. Sie investieren für die Liste nur wenige Minuten, können aber täglich bis zu einer Stunde Zeit (oder mehr) hinzugewinnen.
  2. Was erledige ich wann?
    Ganz wichtig für Ihre To-do-Liste ist es, dass Sie die täglichen Aufgaben neutral betrachten und nach ihrer „tatsächlichen“ Dringlich- und Wichtigkeit sortieren. Wichtige Aufgaben, die nur kurze Zeit beanspruchen – dazu zählen E-Mail-Antworten –, erledigen Sie am besten gleich zu Tagesbeginn. Danach widmen Sie sich zeitaufwendigeren Projekten, die Sie idealerweise in Teilaufgaben segmentieren. So erscheinen die großen Projekte machbarer und weniger übermächtig. Auch eine konkrete Terminierung der einzelnen To-dos hat Vorteile. Sie lernen dadurch Ihre eigene Arbeitsweise besser kennen und merken, wo noch Optimierungsbedarf ist.
  3. Heilsbringer Monotasking
    Es gibt zahlreiche Störenfriede, die unsere schönen Tagespläne durcheinanderwirbeln, z.B. kurzfristige Anrufe oder Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern. Sie führen dazu, dass wir unsere eigentlich höher priorisierten Aufgaben unterbrechen. Daraus entsteht ein negativer Ketteneffekt, der am Ende des Tages dazu führt, dass uns Zeit fehlt. Aber auch diese Zeitfresser lassen sich überwinden: durch striktes Monotasking, das Gegenstück zum Multitasking. Dabei konzentrieren wir uns voll auf eine Aufgabe und lassen uns durch nichts und niemanden davon abbringen. Zum Monotasking schließen Sie am besten Ihr E-Mail-Programm oder stellen die Desktopbenachrichtigung für neue eintreffende Nachrichten aus. Dann noch das Telefon auf stumm schalten oder die Anrufe umleiten. Bei dieser Abschottung dürfen Sie jedoch nicht vergessen, den Mitarbeiter der internen Telefonzentrale über Ihre Monotasking-Phase zu informieren. Sie müssen ja nicht nonstop für Kunden erreichhbar sein.
  4. Not-to-do-Liste
    Ein weiterer interessanter Ansatz im Bereich Zeitmanagement ist eine Not-to-do-Liste, also eine Liste der Dinge, mit denen wir täglich Zeit verplempern. Das können der ständige Blick in Facebook, Instagram und Co. oder das Beantworten von WhatsApp-Nachrichten sein. Daher verschieben Sie Social Media am besten auf die Mittagspause – es trägt ja durchaus zur Entspannung bei.

Wir haben gelernt: Es ist der Umgang mit der Zeit, der den Unterschied macht – speziell in der Arbeitswelt. Ab sofort ordnen wir unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und schaffen uns Monotasking-Phasen zum Abarbeiten. Dieser Ansatz des Zeitmanagements ist keine bahnbrechende Neuheit, aber wirksam. Ähnliches wusste der römische Philosoph Lucius Annaeus Seneca schon vor rund 2.000 Jahren zu berichten: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

 

Kommentare 1

Kai

date_range19. Januar 2018 um 11:48 Uhr

Hallo Maximilian, dieser Artikel hat mir sehr gut gefallen!

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